Combien de temps conserver vos factures ?
Durées légales de conservation des factures, obligations fiscales et comptables, et bonnes pratiques d'archivage numérique pour les PME.
Garder ses factures, c'est une obligation légale — mais combien de temps exactement ? Et sous quelle forme ? Voici les règles claires pour ne pas vous exposer lors d'un contrôle.
Les durées légales de conservation
- 10 ans : durée comptable (Code de commerce, art. L123-22) — à compter de la clôture de l'exercice
- 6 ans : durée fiscale (droit de reprise de l'administration fiscale)
- 5 ans : pièces civiles (délai de prescription de droit commun)
En pratique, conservez toutes vos factures 10 ans minimum pour couvrir toutes les obligations simultanément.
Papier vs numérique : ce que la loi autorise
Depuis l'ordonnance du 26 juin 2014, les factures électroniques ont la même valeur probante que le papier. Pour les factures papier numérisées, la norme NF Z42-026 définit les conditions :
- Numérisation fidèle (résolution minimale, couleurs)
- Garantie d'intégrité par empreinte numérique (hash SHA-256)
- Horodatage qualifié
- Archivage dans un système probant (SAE)
Bonnes pratiques d'archivage pour les PME
- Nommage cohérent : AAAA-MM-JJ_fournisseur_numéro-facture.pdf
- Sauvegarde 3-2-1 : 3 copies, sur 2 supports différents, dont 1 hors site
- Accès sécurisé : droits d'accès limités, journalisation des modifications
- Suppression automatique : procédure de purge après les délais légaux
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